あなたの会社は年賀状をメールで送りますか。ハガキで送りますか。
最近では、一斉に簡単に作って送れることから、メールで送るところも多いですね。
会社によって様々ですが、新年のご挨拶ですので基本的なルールを知っておくとメール化したときにも便利です。
今回は、年賀メールの作り方や例文、マナーをご紹介していきます。
ビジネス年賀状をメールで送っても良いの？
ビジネスでお付き合いがある方々への新年のご挨拶をするとき、自社から年賀状をまとめて送る場合もありますが、様々なお付き合いの関係がある中で、メールで年賀状を送るところが増えてきています。
一斉に送りやすいことや、作成が簡単で手間がかからないこともメール化している理由の一つと言えるでしょう。
友達同士であれば、メールで気軽に年賀状を送り合うけれど、ビジネスとなると、どんな形式で送れば良いのでしょうか。
まず、メールで年賀状を送って良い場合とNGな場合はどんな違いなのかを見てみましょう。
メールで送っても良い場合
メールで送っても良い場合は、会社がメールで一斉に送ったりご挨拶は全てメールという方針にしているときです。
ビジネス相手の場合、個人間よりも会社を通してのことが多いですので、お世話になっているからと勝手に個人で送るのはよくありません。
会社のやり方でメールで年賀状を送る場合は、その方法に従ってメールで送っても良いことになりますね。
メールで送るのがNGな場合
一方、メールで送るのがNGな場合は、毎年ハガキで年賀状のやりとりをしているから、メールでは送らないと決められているときです。
会社でメールは使わないとされている場合、社内の先輩、社長などに対してももちろんハガキを使って出しましょう。
メールで年賀状を送ること自体はNGではありませんが、会社がNGにしているかどうかを確認しなければなりません。
はがきでもらった年賀状の返信にメールはダメ？
相手から先にハガキで年賀状が来た場合、会社としてはメールでのご挨拶をしているからメールで返信しても良いのでしょうか。
基本的には、ハガキで来たらハガキで返信するのが良いです。
その際は、先に年賀状をいただいたことへのお礼の一文を必ず書きましょう。
メールの場合は、仕事始めに受け取って見るかもしれないですし、いつ確認できるか分からないので、すばやくハガキで返信することがマナーです。
取引先・企業への年賀メールのマナー
取引先や企業宛ての年賀メールを送る場合、アドレスや内容に間違いや失礼があってはなりません。
一度送ってしまうと、取り消すことが出来ませんので、最低限のマナーをしっかり守って送りましょう。
件名はどうする？
意外と悩んでしまうのが件名です。
会社からの年賀メールの場合、一般的には「新年のご挨拶」やその文の後に社と個人名をいれておけば、件名を見ただけで何の内容かを理解することが出来ます。
あまり長過ぎたり、「ご挨拶」だけでは何の挨拶か分からないので、年賀メールということが分かる件名を入れましょう。
使ってはいけない賀詞
メール文には、新年のご挨拶を入れますが、そこで気をつけなければならないのが賀詞の使い分けです。
賀詞には、立場に応じて使い分けなければ失礼に当たるものがあります。
「賀正」「新春」「迎春」はよく年賀状の中で見かける賀詞ですよね。
これらは目上の人には使ってはいけません。
基本的には目下の人に対して使います。
立場が上の人に対して使える賀詞は「謹賀新年」「新年おめでとうございます」などがあります。
よく間違いが多いのが「新年明けましておめでとうございます」という文になってしまうことです。
新年と明けましては同じ意味を表すので言葉が重複しています。
なので、どちらか一つにしましょう。
「明けましておめでとうございます」「新年おめでとうございます」
不幸があった方への対応
もし、不幸があったことを聞いていた場合は、年賀状は送ってはいけません。
確認できるときは、相手に年賀状を送っても大丈夫か一度確かめてから送ると確実ですね。
また、不幸があったことを知らずに送ってしまった場合は仕方ありません。
そのようなことがあったと知らなかったことを後ほどお伝え出来れば良いでしょう。
年賀メールに書く内容
ビジネスの年賀メールを送るとき、「明けましておめでとうございます」の一文があればご挨拶になるのですが、それだけではちょっと寂しいものがありますよね。
ビジネス上でお付き合いのあるところであれば、一言メッセージなどがあるとメールでも心の込もった内容の年賀を送ることが出来るでしょう。
年賀メールに書く内容として最低限いる項目を紹介していきます。
新年の挨拶
まずは、必ず新年の挨拶は入れましょう。
「Happy New Year」と英語表記で送ることについては、ビジネス感が薄れてしまいますので、あまりよくありません。
「明けましておめでとうございます」「謹んで新年のお慶びを申し上げます」などが良いでしょう。
名乗り
こちらは一般のビジネスマナーとして当然のことですが、どこの誰かは忘れずに記しましょう。
あまりやりとりをしていない相手やお久しぶりの相手には「以前、〜でお世話になりました・・・です」など相手に思い出してもらえるような文章を工夫しましょう。
旧年中のお礼
年賀状は、旧年中のお礼と新年のご挨拶をするものですので、旧年中にお世話になったことへのお礼の文章は必ず入れましょう。
去年という言い方をしないのは、去という漢字は縁起が悪いためです。
旧年中もしくは昨年という表現をしましょう。
今年の抱負
会社宛てに出す場合は、個人的な抱負というよりも会社としての抱負や社会人としての抱負を書くと良いでしょう。
この会社さんとはどんな点で精進していきたいのかなど、相手に応じて抱負を考えておくと良いですね。
相手への一言
「○○様のますますのご健勝をお祈りしております」「貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます」など、一言相手への気遣いの文章があることで、こちらの気持ちがより伝わります。
季節の挨拶などを入れても良いでしょう。
締めの一文
最後に締めの一文では、本年もよろしくお願い申し上げます。といったシンプルな文を入れましょう。
最後まで長々と文章だらけになってしまうのはよくありません。
また、本年の営業日などのお知らせを入れる程度でしたら良いでしょう。
企業・取引先への年賀メール例文
企業・取引先への年賀メールの例文をご紹介します。
そのままコピペして使うのも良いですが、自分の言葉を入れること一番大事です。
＜例文１＞
謹んで新年のお慶びを申し上げます。
○○株式会社 ○○部の田中でございます。
旧年中は○○の件で格別のお力添えを賜り誠にありがとうございました。
今年は○○様にご納得いただけるような商品をご提案できるよう精進して参ります。
○○様におかれましては新年よりご多用のことと存じますが寒い日も続いておりますので何卒ご自愛ください。本年も何卒変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
なお、新年は1月5日より平常通り営業させていただきます。
＜例文２＞
件名：新年のご挨拶
〇〇株式会社
△△様
新春のお慶びを申し上げます。
株式会社〇〇の△△です。
旧年中はひとかたならぬお世話になりまして、誠にありがとうございました。
本年も御社のご発展に寄与できますよう、業務に精励いたす所存でございます。
本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。
（メール署名）
＜例文３＞
謹賀新年
昨年中は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
本年も皆様のご要望にお応えし、いっそう社業に精励いたす決意です。
なにとぞ変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
〇年元旦
上司への年賀メール例文
続いて上司への年賀メールの例文をご紹介します。
＜例文１＞
件名：新年のご挨拶
〇〇部長
新年あけましておめでとうございます。
◯◯部の〇〇です。
昨年は大変お世話になり、ありがとうございました。おかげさまで家族一同、元気に新年を迎えることができました。新たな年を迎え、気持ちを引き締めて業務に臨む所存です。
今年も引き続き、変わらぬご指導ご鞭撻をいただければ幸いです。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
（メール署名）
＜例文２＞
新年明けましておめでとうございます。
旧年中はいろいろとご指導いただき、本当にありがとうございました。
まだまだ未熟な私ではございますが、◯◯さんはじめ先輩の皆様方の仕事ぶりを見習いながら、今年は昨年以上に仕事に精を出して取り組んでいく所存です。
今年もご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願いします。
まとめ
ビジネスシーンにおける年賀メールについてご紹介してきました。
相手の立場によって使っても良い言葉とNGな言葉があるので、新年のご挨拶に失礼がないように、ビジネスマンとして正しい日本語を使っていきたいですね。
例文も参考にしながら、相手に応じて適切な内容の文章を作ってみてください。
