古来から日本独特の風習として、新年にやり取りをする年賀状。
年末になるとそんな年賀状の準備で大わらわになる企業も多いのではないでしょうか。
ところで、取引先企業宛の年賀状などはしっかりと出すことも多いでしょうが、社内のスタッフ向けへの新年の挨拶は、どのようにしていますか？
しっかりと年賀状を出すという人もいるかもしれませんが、社内スタッフ間の挨拶ぐらいなら、年賀メールなどで簡易に済ませたいという人も多いのではないでしょうか。
この記事では、そんな社内のスタッフ向け年賀メールを送る際の、内容と注意点を合わせて解説します。
社内年賀メールに記載する内容
まずは社内スタッフ向けの年賀メールに記載するべき内容について考えてみましょう。
この記載すべき内容のに関しては、送る相手が変わった場合には選ぶ言葉が変わるだけで、盛り込む要素自体は変わりませんので、ビジネス年賀メールの基本要素として覚えておきましょう。
件名
相手があなたからの年賀メールを実際に目にするのは、新年の仕事始めでしょう。
仕事初めは誰もが休みの間に取引先からのメールや各種セールスメールなどがたくさん届いていると思います。
そんなメールの中に埋もれないよう、また相手がわざわざ忙しいさなかにメールを開かなくても「誰から」「何のメールが届いたのか」が分かるようにしておくのも、ビジネスマナーとしての思いやりです。
例）【◯◯課△△】新年のご挨拶、など
宛名
年賀メールの冒頭にも、通常のビジネスメールと同じように宛先をしっかりと記載します。
新年の挨拶
ここからが年賀メールの本文になりますが、まず最初に新年の挨拶を記載します。
これは年賀状で言うところの「賀詞」にあたる、新年を祝う言葉ですが、「賀正」や「謹賀新年」などははがきの年賀状で使う分には構いませんが、メールの場合にはいささか不自然です。
メールの場合は手紙などと同様、話し言葉に近い言葉選びで、文章として不自然でないように「あけましておめでとうございます」や「新年おめでとうございます」などの言葉を、相手先に合わせてチョイスするようにします。
上司に宛てた例）謹んで新年のお慶びを申し上げます
同僚に宛てた例）あけましておめでとうございます
名乗り
メールの場合は当然のことながら送信元のあなたの名前が相手のパソコンに表示されます。
ですから通常の社内連絡メールであれば、わざわざメール本文での名乗りを省略することもあるかもしれませんが、年賀メールでは新年の挨拶の後にしっかりと名乗りの言葉を入れましょう。
特に社員数の多い企業などでは、しっかりと「〇〇課の△△です」と名乗ったほうが、より丁寧で相手にも好印象を与えられます。
旧年中の感謝
次は前年の厚意に関してのお礼を述べます。
親しい友人間でのメールなどでは省略されることも多いでしょうが、ビジネスの年賀メールではここはおろそかにせず、しっかりと記載します。
お礼の内容は「◯◯の件ではお世話になりました」など、具体的であればあるほど相手の心にも響くでしょう。
あまりに簡易な表現だけで済ませると、形式的に取られてしまうしまう可能性もあります。
今年の抱負
次に記載すべき内容は新年にあたっての抱負です。
抱負の内容に関しては、当然ながら仕事に関する今年の抱負を、できる限り具体的な宣言として書くように心がけましょう。
例）今年はさらに営業力に磨きをかけて成約率アップを目指します、など
相手を気遣う言葉
締めの1つ前には相手を気遣う言葉を記載します。
通常年賀状などでは相手の健康か幸運を祈る言葉を書くものですが、ビジネス年賀メールの場合は、仕事にからめて健康をさり気なく気遣うような文章が好ましいでしょう。
例）年始からお忙しいことと思いますが、 まだまだ寒さも厳しい折ですのでどうぞご自愛ください、など
締めの言葉
年賀メールの最後は、「本年もどうぞよろしくお願いします」といった簡潔な文章で締めくくります。
相手によって多少アレンジは必要になりますが、締めの文がしっかりと美しい日本語で書かれていれば、途中の本文が多少くだけた内容になっていたとしても、好意的に受け取ってもらうこともできるでしょう。
社内年賀メールの注意点
年賀メールに盛り込む内容はお分かりいただけたでしょうか。
ここでは年賀メールを送るにあたって、気をつけなければならないいくつかの注意点をご紹介します。
送る時期
年賀状とは本来元旦の朝に届けるものです。そして、遅くとも松の内（1月7日）までには送るものとされています。
では、年賀メールを送るのにふさわしい時期はいつなのでしょう。
結論から言えば、元旦から相手がメールを開くであろう年明け最初の営業日までに届いていれば問題ありません。
一斉送信はNG
社内の関わり合いのあるスタッフ全員にたくさんの年賀メールを送る場合でも、同じ文面を一斉送信で送るのは避けましょう。
一斉送信では文面がどうしても普遍的な内容にならざるを得ず、形式張ったものになってしまい相手にも失礼にあたります。
面倒でも個人に宛てたメールとして、丁寧に1通ずつ送るよう心がけましょう。
避けるべき表現
「去年」や「滅びる」「絶える」などは忌み言葉ですので、年賀状同様年賀メールでも避けるべきNGワードです。
去年→旧年、昨年
余計なことは書かない
年賀メールはあくまでも旧年中の感謝と、新年の祝いを伝えるものです。
そこには余計な内容は書かず、シンプルに必要な内容だけを記載しましょう。
ついでに他の仕事に関する内容を盛り込むのは、ビジネスマナー違反となりますので注意してください。
社内でも年賀メールではなく年賀状を送ったほうが良い場合
社内スタッフ宛の新年の挨拶は、こういった年賀メールで済ませてもおおむね問題はありません。
しかし、場合によってはしっかりとした年賀状を送ったほうが良い場合もあります。
それは主に次の2つのケースが考えられますので、こういった場合はメールですませること無く、丁寧な年賀状を送るようにしましょう。
相手から年賀状をもらった
自宅宛て、もしくは社内でも、相手から年賀状が届いた場合には、こちらも礼儀としてメールではなく年賀状を返すようにしましょう。
なお、新年の仕事始めに受け取った年賀状の場合、松の内までに返すのが間に合わない場合には、寒中見舞いとして返すようにします。
役職が数段上の上司に送る
自分の所属する部署の直属の上司ぐらいであれば、社内の年賀メールでの挨拶で構いませんが、役職が数段上の上司に送る場合などは、やはり丁寧な年賀状を送りたいものです。
その際の注意点として、自宅宛に送る年賀状の場合は相手の役職などは宛名に記載しないのがマナーです。
手触りのある挨拶状として届ける
これら2つの事例の場合以外にも、しっかりとした丁寧な年賀状の有効性を改めて見直してみるのも良いかもしれません。
ペーパーレス化が進む現代だからこそ、年に1度の新年の祝いを伝える年賀状は、手元に残る手触りのある心のこもった挨拶として伝えることが、よりいっそう相手の心に響くのは間違いありません。
とはいえ年末の忙しい時期に年賀状の発送準備をするのは、やはり大変なものです。
そんな時はかんたん入稿でハイクオリティの年賀状が作成できる、ネット印刷の業者などをうまく利用して、うまく作業の効率化を図りましょう。
印刷の年賀状でも、宛名や添書を丁寧に手書きをすれば、十分に気持ちは相手に伝わるものです。
まとめ
いかがでしょうか？
社内スタッフとの間で取り交わす新年の挨拶を、年賀メールで送る際の内容と注意点に関してご紹介してまいりました。
上司に送るのか、同僚に送るのか、または部下や後輩に送るのかで若干言葉のチョイスは変わってきますが、ここに書いたようなことに注意すれば、おおむね相手に失礼のない年賀メールが作成できると思います。
