何かと忙しい年末が近づいてきましたが、この時期になると開催されるのが忘年会です。
昨今は過度な宴会は避ける傾向にあり、企業などでは忘年会縮小のムードもありますが、やはり企業によってはしっかりとした忘年会を開く場合もあるでしょう。
その忘年外ですが、会社内のスタッフのみで行う場合と、会社外のゲストを招いて行う場合の2種類があります。
会社内のみの場合は回覧などを回せば事足りることもありますが、会社外のゲストを招いて盛大な忘年会を催す場合などでは、その準備の一環として案内状の発送が重要になってくるでしょう。
この記事では、そんな会社の内外に向けた忘年会の案内状を送る際の注意点について解説し、さらにそれぞれに向けた例文を紹介してまいります。
2つの忘年会別の案内状の注意点
忘年会とは読んで字のごとく、「忙しかった1年間の苦労を忘れるために、年末に行われる宴会」のことです。
この忘年会の案内状を出す場合に注意したいことは、忘年会ごとの性質や相手先によって内容を変えていく必要性があるということでしょう。
具体的には次の2つに分けて考え、それぞれ必要な点に注意して案内状を作成します。
会社内スタッフ向け
忘年会の言葉通りの意味として、会社内スタッフの1年間の慰労を目的として行われる宴会です。
これは企業の規模によって全社で行う場合と、部や課といった職場単位で行う場合もあるでしょう。
こういった会社内慰労を目的とした忘年会では、あまりかしこまった案内状を作成することも少なく、社内掲示板や回覧板、場合によっては社内メールなどで必要事項が連絡されることも少なくありません。
会社外関係者向け
一方、会社外の取引先や顧客を招いて行う忘年会は、さらに2つのケースに別れます。
取引先の外注業者や下請け企業などを招いて行う場合は、会社内スタッフ向けと変わらず「慰労」が目的の忘年会となります。
しかし、顧客を招いて行われる忘年会は、その目的が「接待」に代わり、より営業的な側面が強くなります。
忘年会という名目で顧客を招き、接待をして来年以降も変わらぬ受注につなげていこうという考えのもと行われる宴会ですので、その準備にはなおさらの手間と注意が必要となるでしょう。
案内状もしっかりとした書面のフォーマットをもって、丁寧に封書で送付するのがもっともふさわしい連絡方法だと言えます。
また、この場合は出欠確認用の返信はがきなどを同封しておくのも忘れないようにしましょう。
会社忘年会の案内状に盛り込む内容
会社内スタッフや取引先を招いた「慰労忘年会」でも、顧客を招いた「接待忘年会」でも、案内状に書く内容自体は基本的に大きくは変わりません。
ここでは、案内状に盛り込む内容について、各項目別に解説します。
宛先
印刷した書面を利用する場合、封筒の中の案内状自体に先方の名前を記載することは無いかもしれません。
しかし、招待状に1枚ずつ名前を書く場合や、それ以外でも封書の宛名書きなどは、企業向けに送る場合には社名・事業所名・部署名・役職・相手先名などはすべて省略せず、丁寧に書くことが基本です。
ただしアットホームな会で取引先の家族同伴で来てもらいたい時などは、自宅宛に案内状を送る場合もあるかもしれません。
その場合は仮に相手が企業の担当者であったとしても、封筒の宛名にはそれらは一切書かず、個人名のみを記載して発送するのがビジネスマナーです。
日付・差出人
案内状に送付先の宛名を書くようなフォーマットでは、その次に右側に寄せて差出し日（案内状作成日）と差出人名を記入します。
この時も、自分の所属部署なども省略せず書くのが基本です。
冒頭に宛先を書かないスタイルの手紙のような書式の場合は、日付と差出人の名前は文末に記します。
タイトル
案内状を受け取った相手が、ひと目見て何の案内状か分かるように、「2020年度忘年会のご案内」などと、しっかりと明記します。
案内文
案内状の本文には、忘年会を催す旨とその目的、さらにはぜひとも参加してもらいたいという意思を書き記します。
忘年会詳細
忘年会の日時や会場、会費などのデータは案内文に盛り込まず、別枠でしっかりと書くようにします。
差出人の項目に名前を書いていたとしても、この忘年会詳細の部分に、幹事名はしっかりと明記しておくようにしましょう。
出欠確認
文末には出欠確認の方法について記載します。
忘年会の案内状例文
それでは、実際の忘年会の、会社内外それぞれにに宛てた案内状の例文をご紹介します。
会社内へ向けた案内状
社員 各位
令和◯年◯月◯日
株式会社△△△
××部 □□（氏名）
株式会社△△△ 2020年度＊＊部忘年会のご案内
今年も残すところわずかとなりました。そこで恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。
つきましては社内の親睦をはかり、この1年の反省と来年に向けたさらなる飛躍への機会にしたいと存じます。
年末を控え、ご多用とは存じますが楽しい企画も予定していますので、是非ご参加下さいますようお願い申し上げます。
記
日時 20◯◯年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分～
会費 ◯,〇〇◯円（恐れ入りますが、当日お釣りが出ないようにご持参いただけると助かります）
会場 レストラン◯◯
公式ホームページ https://～
※地図（画像を貼る）
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
幹事 総務部 ◯◯◯◯ 内線0000
誠に恐れ入りますが、〇月〇日までに部署ごとの出欠表を幹事宛てご連絡ください。
会社外へ向けた案内状
株式会社△△△ 2020年度忘年会のご案内
拝啓 歳末の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
今年一年、皆々様のご支援でお引き立ていただきましたこと、心より感謝いたしております。
さて、このたび弊社では、常々ご支援をいただいております皆様方をお招きして、恒例の忘年会を下記の通り開催する運びとなりました。
つきましては、ご多忙中とは存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。
尚、会場準備の都合上、誠に恐れ入りますが同封の返信はがき、もしくは直接お電話かメールでも構いませんので、〇月〇日までに御出欠をご連絡いただきましたら幸いです。
敬具
記
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 ホテル〇〇 □□の間
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
＊会場の詳細は、別紙の案内図をご参照ください。
〇〇株式会社 総務部 □□□□ 電話 03-＊＊＊-＊＊＊＊（内線0000）
〒100-＊＊＊＊ 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
以上
令和◯年◯月◯日
株式会社△△△
××部 □□（氏名）
まとめ
いかがでしょうか？
1年の終わりに行う忘年会。
部署ごとの少人数で行う場合でも、招待客をたくさん招いてホテルなどで盛大に行う場合でも、案内状に盛り込む内容は基本的には変わりません。
しかし、忘年会の準備にかかる時期は、それ以外にも年賀状の発送業務等さまざまな業務が重なる時期でもあります。
数量の多い案内状や、年賀状などは丸投げで発注することができる、外部の印刷業者などを利用して、賢く手間と時間を省いて効率的に行うのも、忙しい年末を乗り切る経営上のテクニックです。
コスパやクオリティを考え合わせて、スムーズな年末業務を手伝ってくれる印刷業者と付き合って、心置きなく年の瀬の忘年会を迎えてください。
