年賀状におけるビジネスマナーをあなたはきちんと知っていますか。
知らずしらずのうちに、上司に失礼な賀詞を使っていたりすること、実はよくあることなのです。
そこで今回は、会社に年賀状を出す必要はあるのか、基本のマナー、NGポイントなど、ビジネス年賀状に関するマナーを徹底解説していきます。
出来るビジネスマンなら知っている常識をあなたはどれくらい理解しているでしょうか。
そもそも会社の人に年賀状って出すの？
会社に入社して初めて迎えるお正月。
そうえば、会社の人に年賀状って出す必要があるのだろうか。
こんな風に思ったことはないでしょうか。
年賀状とは、本年もお世話になったことへのお礼と、新年よろしくお願いしますという挨拶を兼ねたもの。
取引先やお得意様などには、会社で一括して出す場合もありますので、まずは会社にどこまで個人で出すものなのかを確認しておきましょう。
個人で送る場合は、家族の写真やプライベートすぎるような年賀状はやめましょう。
ビジネスとプライベートを区別するのが、ビジネスマンとしての常識です。
また、社内の上司や先輩には出して良いのかについてですが、昨今はプライバシーの保護などから、個人で出すことはあまりしていないところが多いようです。
会社によっては、個人宛てに年賀状を出すことは禁止にしているところもあります。
同僚や特に親しい先輩などであれば、プライベート用の年賀状を出しても問題ないでしょう。
その際は、一言新年の抱負を書き添えることをお忘れなく。
いずれも、一度会社や組織に確認してからの方が無難でしょう。
年賀状を送るときに気をつけたいマナー
ビジネス年賀状を送る場合、気をつけておきたいマナーを3つ紹介します。
友達や親しい人とは違って、ビジネス関係の相手へ送るからこそ、知っておきたいマナーです。
元旦に届くように準備する
取引先や上司・先輩に送る年賀状は、元旦に届くのが前提です。
どんなに遅くても、先方より先に届くように送りましょう。
年賀はがきの販売が始まり次第、すぐに購入してデザインなどを考えておくなど、常にビジネスには余裕が必要です。
手書きの一言を添える
2つ目は、手書きの一言を添えることです。
例えば、大勢に年賀状を出す場合、パソコンで作った簡易なものであまり印象がよくありません。
お得意のお客さんや親しくしているところには、一言手書きでメッセージがあると、気持ちが込もっていて、ただ事務的に年賀状を作って送ったという印象を与えません。
一言の内容は、主に新年の抱負を書くのが良いとされています。
個人的な要件や、体調が優れないなど縁起の悪いことは書いてはいけません。
年賀状は、お手紙ではないので個人的な事情などはビジネス相手には書かないのが常識です。
宛先は絶対に間違わない
会社の取引先などの場合、担当者や部署が変わっている可能性があります。
住所録や名刺をよくチェックして、間違いがないようにしましょう。
また、ビジネスマンとして常識ですが会社宛ての場合は「御中」を使いますが、個人などの場合は使いません。
さらに、「株式会社」「有限会社」の記入は必ずしましょう。
宛名の書き方など、ネットでたくさんの文例が出ているので、それらを参考にすると間違いなく年賀状を作成することが出来るでしょう。
ビジネス年賀状はメールよりハガキがマスト
最近、多くの企業ではエコの一環としてハガキを使わず、メールでの年賀状のやりとりをするところも多くなってきました。
世代によっても、メールの方が楽で嬉しいという声も多く、年賀状を出す意味について考えるようになってきています。
個人情報保護の関係で職場の人の住所を知らないことも多く、メールの方が気軽に手間がかからず送れるので便利であることは間違いありません。
確かに環境問題を考えると、たくさんのハガキを使うことはエコではありませんが、昔から日本に伝わるお礼とご挨拶の年賀状という文化。
ハガキだから意味があるという意見もまだまだ多いですね。
ハガキならではの良さや、手書きの温かさに触れることが出来るという点でも、これからも残していきたいハガキの年賀状文化であります。
ビジネス年賀状 こんなときはどう対応する？
年賀状を出すとき、こんなときはどうしたら良いのだろうというビジネスマンの疑問にお答えします。
意外と知らない人も多い情報ですので、要チェックですよ。
身内に不幸があった
身内の不幸については、あくまでも個人的なことですので会社の人に対して欠礼は出しません。
ただし、社内でも個人的に年賀状のやりとりをしている人たちに対しては欠礼を出した方が良いでしょう。
年賀状を出していない人から届いた
時々、こちらからお出ししていない人から年賀状が届くことがあります。
いくら後から気づいたとしても、メールで一言「ありがとうございます」と済ませるのはやめましょう。
ハガキで頂いたらハガキでお返事をするのが常識です。
仕事始めなど遅くなってしまったとしても、必ずお返事は返すのがマナーです。
ビジネスマンなら知ってて当然!? 使ってはいけないワード
意外と知られていない使ってはいけないNGワードがあります。
ビジネスマンに関わらず、知らずに使っている人も多いので、常識として覚えておきましょう。
まず、「迎春」「賀正」など1〜2文字の賀詞ですが、これらのワードは目上の人から目下の人に対して使う表現です。
この表現のすぐそばに「あけましておめでとうございます」と書いてしまうと、おめでたい言葉の重複になってしまいますので、どちらか一つにしましょう。
「謹賀新年」という表現は、立場に関係なくどなたにでも使えるので便利です。
また、次の言葉は忌み言葉になりますので、年賀状では使わないようにしましょう。
・枯れる
・破れる
・失う
・倒れる
・滅びる
最後に、年賀状を書くときによく毛筆や筆で達筆に書いてくる人がいますよね。
実は、薄墨は葬儀を連想させることから、年賀状を書く際に使わないのが一般的です。
手書きで一言書いたり、全て手書きで書くという人は、黒か紺の濃いペンを選ぶようにしましょう。
もし、文字を間違えてしまった場合、何度も修正液やテープで修正するのはよくないです。
たくさん使ってしまった場合は、書き損じハガキとして郵便局に持っていくと代わりに切手と交換してくれます。
これらのマナーをしっかり守って、送る相手によって使う表現やデザインをしっかり分けることが大事ですね。
ビジネス年賀状を出す期間
先ほどもお伝えしたように、元旦に届くように出すためには「12月15日〜25日」までに投函しましょう。
ギリギリ28日までに出しても、間に合う場合もありますがきちんと元日に届く保証はありません。
逆に、早く出しすぎてしまうと、通常のハガキと同じ扱いで元旦前に届いてしまうことがあります。
また、一般的には1月8日以降は「寒中見舞い」として出すとされていますが、1月中旬までは年賀状として出しても問題ありません。
あまりにも遅いのは、ビジネスとしてよくありませんので、遅くても正月3日までには届くように準備しましょう。
まとめ
ビジネスマンなら知ってて当然の年賀状に関する知識を様々ご紹介してきました。
新入社員の場合、まだまだビジネスの年賀状について知らないこともたくさんあったと思います。
一年に一度の新年のご挨拶ですので、くれぐれもミスや失礼のないようにしなければなりません。
住所や電話番号などは個人情報なので、年賀状を送りたいからと言って軽々しく個人情報を聞くのもよくありません。
会社としてどのような対応をしているのかをきちんと確かめて、ビジネスマンらしい年賀状を送りましょう。
ビジネス向けの年賀状作成ツールでは、無料でも十分種類が豊富なものもあるので、色々な便利アイテムを使うことも手段の一つです。
