年末恒例のイベントともいえる年賀状作成。
年賀状は文面や絵柄も重要ですが、数ある取引先の中でどこまで出すかという点にも
注意が必要です。
ビジネスで出す年賀状は会社の顔でもあり、失敗できません。
年賀状の範囲とマナーを知っておきましょう。
年賀状を取引先に出す範囲
年賀状に関する扱いは会社によって違います。
多くの会社では一括してどこかの部門で請け負うか、もしくは支社単位、
組織のグループ単位で出すことになるでしょう。
年賀状の名簿や文面を管理する担当者がまず頭を抱えるのが、年賀状を出す取引先を
どこまでにするかという問題ではないでしょうか。
ここではこれから出す年賀状に悩む担当者に向けて、年賀状をどこまでの取引先に
送るか具体的な範囲を紹介します。
基本的にはこれまでお世話になっている方に出す
年賀状は基本的には、これまでお世話になっている方に出すのが原則です。
新しい取引などがある場合は、忘れずに年賀状リストに加えてください。
また、古い名刺などで送付すると部署名や肩書が変わっていることもあります。
間違った年賀状は失礼にあたり、悪い意味で印象に残ってしまいます。
必ず名刺や会社の資料など正確な情報を把握して、間違いがないようにしてください。
今後お世話になりそうな人に出すことも大切
年賀状はお世話になった人だけでなく、これからお世話になると予想できる人にも
出すことをおすすめします。
これから取引が増えそう、お世話になる可能性が高い会社には年賀状を
出しておくようにしてください。
年賀状は時候の挨拶ですが、距離を縮めるためのツールにもなります。
担当者の名前がわかれば、あて名に担当者名を使っても良いでしょう。
年賀状は会社に届いた後、社内で仕分けされます。
年賀状が届いた先でスムーズに分けられるよう、部署名や肩書も入れておくと丁寧です。
やり取りの少ない相手であれば出さなくても大丈夫
取引や電話・メールでのやり取りも少なく、これからも増えそうにないという取引先であれば、
年賀状の優先度は低くなります。
これから取引が増える見込みがない会社だと、年賀状を受け取った側でもあまり印象に
残りません。
目安としては、メールや電話のやりとりが1年に3回以下の取引先は、年賀状を
出さなくても問題ないことが多いでしょう。
ただし、数年に一度でも大きな取引が期待できるなど特別な事情がある場合は、
忘れずに年賀状を出すようにしてください。
全く出さない企業も増えている
オフィスでデジタル化が進むとともに、年賀状を全く出さないという企業も増えています。
年賀はがきを購入、印刷して送るとなると費用も手間もかかります。
効率を考えて、メールなどで年賀状を送るケースもあるでしょう。
年賀状についてのルールは定期的に見直すことも必要です。
何のための年賀状なのか考える機会を設けてみましょう。
今後も取引先に年賀状を送るメリット
年賀状は年始の挨拶ではあるものの、コストや環境配慮から送らない会社も増えています。
年賀状を取引先に送り続けることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ビジネスチャンスにつながる
年賀状のやり取りは、日本に古くからある伝統です。
特に会社の上層部は伝統を重んじる人も多く、礼節としての年賀状のやりとりを
重視している人も多いでしょう。
また、年賀状のやり取りによって、より親密な関係を築くきっかけになることもあります。
ビジネスの上では、年賀状がプラスに働く場面は少なくないでしょう。
しばらく取引していない会社に年賀状を送ったことがきっかけで、新しいビジネスに
つながる可能性もあります。
使い方次第でビジネスに使えるコミュニケーションツールになるので、
今現在取引がある人だけでなく、これから取引したいと考える人にも送っておきましょう。
企業イメージの向上
メールやSNSの普及によって、コミュニケーションがより簡便になっている現代では、
年賀状は珍しい存在です。
実際に年始の挨拶であれば、電話やメールでも事足ります。
しかし、そんな現代だからこそ、アナログ媒体である年賀状にこだわる意義もあります。
年賀状を送ることで会社として姿勢、理念を物語ることもできるでしょう。
丁寧であたたかみがある年賀状は、相手によっては会社のイメージ向上や
印象付けにも一役買ってくれます。
周囲の企業と差がつけられる
年賀状を出さない企業も増加し、個人同士では年賀状を送るものの、取引先など
ビジネスで出す年賀状は減ってきています。
年賀状を出している会社が減っているということは、他の会社と差をつけるチャンスに
なるかもしれません。
年賀状を出す会社が減る中で、年賀状を出す会社は記憶に残りやすくなります。
デジタル化の時代だからこそ手書きの一言を添えると、より人間味のある
コミュニケーションになるでしょう。
取引先に年賀状を出す際に注意したいポイント
ビジネスで送る年賀状は、会社を代表して送るためマナーにも慎重になるでしょう。
年賀状のルールは取引先によって違うため、取引先ごとに考えておくと良いです。
取引先に失礼がないように、年賀状の扱いを知っておきましょう。
年賀状に対する取引先のスタンスを把握しておく
年賀状は日本の文化として長年定着したものではありますが、会社ごとに考え方も
違います。
会社によっては虚礼廃止の流れから、お歳暮やお中元だけでなく年賀状も一切
自粛していることもあるかもしれません。
年賀状を自粛している会社向けに年賀所を出してしまっては、失礼にあたります。
まずは前の年賀状担当者に聞いたり、今まで年賀状を出していた会社のリストを確認したりして、その会社の年賀状のスタンスを知っておきましょう。
年賀状は基本的に毎年作成するものです。
毎年どの取引先に送るのかいちいち確認していては、毎年同じ手間がかかってしまいます。
可能であれば、来年以降も使うために、年賀状を送るための情報やリストを
わかるようにまとめておいてください。
送り先など変更があった場合はその都度情報を更新するようにしておけば、すぐに誰でも
年賀状に関する情報を確認できます。
原則として１社につき１通のみ
年賀状は取引先担当者が複数いたとしても、基本的には一社につき1通のみ
送ります。
社内に複数人やり取りがある社員がいる場合は、その中でも誰が出すのか決めておくと
年賀状が被ることがなくてスムーズです。
逆に誰かが送るからと年賀状を出さなかった、というケースも避けたいものです。
できるだけ取りまとめて、重複や送り忘れを防ぐようにしてください。
基本的には代表の担当者名で送るようにすると良いでしょう。
送り先を見極めて感謝の気持ちを伝えよう
年賀状の準備は、送る先をどこまで絞るか考えるところが重要です。
また、出していない取引先から年賀状が届き、慌てて返信を出すことであるかもしれません。
年賀状を出す会社が減る中で、年賀状は丁寧なコミュニケーションとして評価されます。
出し忘れがないよう、担当者間でも調整しておくようにしてください。
また、すでに用意された年賀状の場合は、賀詞と簡単な挨拶文しか用意されていません。
より想いや熱意を伝えたいと考えるのであれば、ビジネスライクにそのまま送るのではなく、
一言添えて感謝などの気持ちを表現しましょう。
