メールやチャットの時代にあっても年賀状には代えがたい魅力があります。
しかし、年賀状はもので残るためどのように保管するのか、いつまで保管するのかが
問題となります。
個人情報保護の観点からも年賀状の保管について考えておきましょう。
会社から届いた年賀状の保管方法
年賀状は数が多くなればかさばり、毎年溜まっていってしまいます。
そのため、年賀状の保管に悩む会社も多いでしょう。
ここではそれぞれの保管方法について紹介します。
はがき用のケースやファイルに収納する
簡単に年賀状を保管したいのであれば、年賀状ホルダーや専用ケースなどが手軽でおすすめです。
年賀状ホルダーやケースは写真店のほか、文具店や100円ショップなどでも
すぐに手に入れることができます。
住所録などのように後から見やすくしたいという場合は、穴をあけてファイリングする方法も
あります。
名前やカテゴリで分けてファイリングしておけば、見たいときにいつでも年賀状を探すことが
できるでしょう。
製本してまとめる
年賀状がバラバラになってしまう場合には製本して保管する方法もあります。
製本というと専門の業者に依頼しないとできないように感じるかもしれませんが、
ボンドなどを使って簡単におこなうことができます。
ここでは簡単な布製ガムテープを使って、まとめる方法を紹介しましょう。
表紙には年代などを書いておくと便利です。
② クリップなどを使ってしっかり固定する。
クリップがなければハガキに縦に輪ゴムをかけて固定することもできます。
③ 布製ガムテープを背表紙に当たる部分に貼ります。
表紙と裏表紙で折って本の形に仕上げましょう。
カラフルな布製ガムテープもあるので上手く活用してください。
輪ゴムやビニール袋でまとめる
年賀状を保管する方法の中でも、もっとも簡単なのが輪ゴムを使ってひとまとめにする
方法です。
また、袋に入れて表に年代を書いておく方法もあります。
年代ごとにまとめるだけなので、処分も簡単なのがメリットでしょう。
しかしゴムや紙は経年劣化しやすいので、年賀状を綺麗に保存したいのであれば
避けたほうが良いかもしれません。
デジタル化して保管する
どんな収納方法を使ったとしても、年賀状がある以上はどうしてもかさばってしまいます。
そこで劣化を気にすることなく、場所も取らない方法として支持されているのが
デジタル化です。
コンピューターや記憶媒体の発展によって、大量のデータでもデジタル化して
保存しておくことができます。
保管しておきたい年賀状が多い、後から見返したいというケースにもピッタリでしょう。
クラウド管理すれば、いつでもどこでも昔の年賀状を確認できます。
年賀状の紛失、ハードウェアの破損などのリスクもありません。
主流となりつつあるデジタル化の方法について紹介します。
スキャナーで画像に変換する
スキャナーがあるのであれば、スキャナーで取り込んで画像に変換する方法が
手軽です。
ハガキの両面を一度に読み込めるものや原稿送りを自動でしてくれるものがあれば、
作業も少なく済みます。
一枚ずつセットしなければいけないスキャナーだと時間がかかるかもしれませんが、
A4サイズが読み込めるタイプであれば4枚ずつスキャンしていくこともできます。
デジカメやスマホで写真を撮る
スキャナーがなくてもできるのが、デジカメやスマホで撮影してデジタル化する方法
です。
この方法であれば、特別な機器がなくてもすぐに年賀状をデジタル化することができます。
専用のアプリを使用する
年賀状をスキャンしてくれるアプリもいろいろなものが提供されています。
カメラで読み込んだ画像からPDFを作成してくれるアプリで、自動補正機能など
それぞれのアプリごとに特色があります。
年賀状をデータ化したいという人にも便利なアプリなので、どのようなサービスがあるか
確認してみましょう。
自分でデータ化するのが面倒という人は、写真プリントのお店に持ち込めば有料で
データ化してくれます。
ビジネス年賀状はどれぐらい保管すべきなのか
年賀状は法的に扱いが決まっている書類ではないため、保管期間についても特に
決まりはありません。
会社によってはどこくらい保管するのか決まっていないこともあるでしょう。
しかし、情報管理の観点からも適切な管理が求められます。
年賀状の保管期間を知っておきましょう。
一般的には1～3年保管するケースが多い
年賀状の保管については法的な決まりがないため、保管期間はその会社によって違います。
できるだけ長く置いておきたいと考える人もいれば、保管場所の問題もあるため早く
片付けたいという人もいるはずです。
年賀状はもともと、年始の挨拶に出向けないので代わりに賀状で挨拶することも
目的としています。
年始の挨拶が松の内(関東では１月７日、関西で1月14日まで)に終わるので、
年賀状のもともとの役割から言えば松の内が過ぎれば処分しても問題ありません。
しかし、年賀状は次の年賀状を書く時など見返すこともあるので、1年間は保存を
おすすめします。
またその年に喪中であった人もいるため、2～3年分は保管するという会社が
多いでしょう。
内容によっては残しておきたい年賀状もある
年賀状は2～3年程度の保管であれば場所も取りません。
しかし、内容などを考えて、長い期間保管しておいたほうが良い年賀状もあるでしょう。
例えば事務所移転したあとの年賀状は、住所や連絡先を知るために必要になることが
あります。
また著名人からの年賀状や凝っているもの、思い入れがあるものは処分しない方が
良い場合もあります。
取っておきたい年賀状は他の年賀状と別に保管して、長くとっておくようにしましょう。
あらかじめ保管のルールを決めておくと整理しやすい
年賀状の保管期間を決めても、処分するときのルールがはっきりしないと年賀状は
溜まっていきます。
整理のタイミング、保管期間のルールを決めておくと保管しやすいでしょう。
年賀状を整理するタイミングのベストは1月中旬から下旬です。
お年玉くじの抽選は毎年1月の中旬におこなわれ、7月までが当選したくじの
引換期間です。
年賀状もお年玉くじの当選を確認してから整理するようにすると良いでしょう。
ビジネス年賀の処分方法
年賀状は多くの個人情報が含まれています。
そのため処分に悩んでしまう人も多いでしょう。
ここでは年賀状の最適な処分方法について紹介します。
シュレッダーを使用する
個人情報がかかれている年賀状は、そのまま袋に入れてごみに出すような処分は
おすすめできません。
個人情報や書かれている内容をわからないようにするには、会社の書類などに
使用するシュレッダーを使ってみてください。
シュレッダーがない場合にはシュレッダーのように刃が複数ついたハサミも便利です。
テープや瞬間接着剤で固定して処分する
年賀状がまとまった数ある場合は、年賀状を束にして瞬間接着剤で固定するか、
ガムテープなどでぐるぐる巻きにしてから燃えるごみとして捨てる方法があります。
外れることがないように注意は必要ですが、紙製のクラフトテープを使えば紙の
リサイクルごみにすることもできるでしょう。
個人情報を削除したうえで処分する
年賀状を処分するときには、個人情報が漏れないように注意が必要です。
油性マジックや墨などを使って個人情報を消すようにしましょう。
マジックで消す方法もありますが、あて名消しローラーを使えばさっとなぞるだけで簡単に
隠すことができます。
正しい取り扱い方法でビジネス年賀を保管しよう
年賀状は個人情報も含まれています。
個人情報は厳しい管理が必要になるため、年賀状の保管から処分の方法まで
最適な方法をルール化しておくようにおすすめします。
年賀状の最適な保管方法、保管期限を知って正しく取り扱いましょう。
