年末になると各企業では、お歳暮のやり取りを行うことが多いと思います。
そんな中コチラからお歳暮を贈っていない取引先や担当者からお歳暮が届いた場合、お返しは必要ありませんが、やはりちゃんとしたお礼は返すのがビジネス上のマナーです。
ではその場合のお礼は、どうやって返すのが良いのでしょう？
お礼状を出すのか？それともメールで伝えてもよいのか？
結論から言えば相手との関係性によっては、ビジネスの現場でもメールでお歳暮のお礼を返しても失礼にはあたりません。
この記事では、贈られたお歳暮にお礼をメールで返す時のビジネスマナーと、実際のお礼メールの実例についてご紹介します。
ビジネス上お歳暮の正式なお礼を伝えるなら封書が一番
どなたかからお歳暮をいただいた場合、そのお礼は便箋に縦書きした封書で送るのが正式で失礼のない方法です。
特にビジネスの現場では、取引先やお客様などからいただいたお歳暮に関しては、封書でのお礼状をお返しするのがマナーでしょう。
しかし、ケースによってはメールでお礼を返しても、必ずしも失礼に当たらない場合もあります。
お歳暮のお礼をメールで伝えても良い場合
では、どのような場合であればお歳暮のお礼をメールで返しても良いのでしょうか？
それは
- 取引先との担当者同士が近い関係にある
- とりいそぎお歳暮の到着を伝える
- 極めて年末に近い時期に届いたお歳暮へのお礼
などといった場合です。
この3つのケースについて、もう少し詳しくご説明します。
取引先との担当者同士が近い関係にある
ビジネスの関係でも、担当者同士が日頃から親しく、メールでのやり取りをしていた場合では、お歳暮のお礼もメールで返すことは問題がありません。
特にゴルフや釣りなど、お互いの趣味を共有するような相手であれば、肩肘張った封書のお礼状ではなく、フランクなメールの方がお歳暮を贈ってくれた相手にも、過度の気を遣わせずに良い場合もあるでしょう。
とりいそぎお歳暮の到着を伝える
お歳暮のお礼状というのは、お歳暮をいただいたことへの感謝を伝えるということ以外に、お歳暮が無事に届いたということを相手に知らせる役目を持っています。
ですので、返事自体お歳暮が届いたらすぐに出すのが正しいマナーですが、年末はお互いに何かと忙しい時期ともなり、事情によりすぐにお礼状を出すことが難しい場合もあるでしょう。
そんな時は、お歳暮が無事に到着したことを先方へいち早く伝えるため、略儀としてお礼メールを送ることも考えられます。
極めて年末に近い時期に届いたお歳暮へのお礼
極めて年末に近い時期にお歳暮が届いた場合は、改めてお礼状を送ると年を越して年賀状の時期とかぶってしまうことも考えられます。
もちろん年賀状にお礼の言葉をしたためるなどは、ビジネスマナー上あってはならないことですが、たくさんの年賀状が届く新年に、お礼状が紛れてしまうのも避けたいものです。
その場合お歳暮のお礼はメールで伝え、年賀状は年賀状としてしっかりとお出しするなど、分けて考えるといいでしょう。
お歳暮のお礼をメールで伝える場合のビジネスマナー
それでは、お歳暮のお礼をメールで伝える場合の、実際のビジネスマナーについて確認していきます。
封書のお礼状との違い
まずはビジネス現場でのお礼状とお礼メールの違いについてご説明します。
メール送信のタイミング
お礼メールを送信するタイミングは、原則的にお歳暮を受け取った直後です。
先方としてもあなたの会社にお歳暮が届く時期は把握していますから、その頃になれば無事に届いたかを気にしているはずです。
メールというのは郵送とは違いタイムラグが無く届くものですので、それを含めてもお歳暮が届き次第、いち早くお礼メールは送るものだと心得てください。
メールには件名を付ける
人によっては1日に数多くのメールが届くため、大量のメールリストの中から「何のメールが」届いたのかがすぐに分かるようにする必要があります。
件名自体を「ご丁寧なお歳暮をありがとうございました」などにしておけば、忙しい方でもわざわざメールを開かずに、あなたの会社にお歳暮が無事に届いたことが確認できるのでおすすめです。
宛名の位置
通常封書の手紙では、宛名は本文の後に書くのが正式なルールですが、メールでは最初に宛名を書くのがビジネス上のマナーです。
序文の違い
「いつもお世話になっております。
〇〇株式会社〇〇部の〇〇でございます。」
封書の手紙では「拝啓～敬具」などの挨拶語に続く「時候の挨拶」から始めますが、メールではこういった序文から始めることが多いでしょう。
来年以降のお歳暮を断る場合はメールは避ける
企業によっては規則や取引先との関係性を考えて、今回のお歳暮や次回以降のお歳暮を断りたい場合、その旨をお礼状に書き添えるケースもあります。
しかしそういった内容をメールで伝えるのはマナー違反です。
この場合は正式なビジネスマナーとして、しっかりと封書の手紙を出すようにしましょう。
お歳暮へのお礼を伝えるビジネスメールの実例
例文
件名：お歳暮のお品をありがとうございました
◯◯株式会社
◯◯部（肩書）〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社 〇〇部の〇〇です。
この度は、大変結構なお歳暮の品をお贈りいただき、誠にありがとうございました。
いつも◯◯様には何かとお世話になり、その上このようなお心遣いまでいただき、大変恐縮でございます。
さっそく部員一同おいしくいただいております。
これからも◯◯様の信頼にお応えできるよう、精一杯努力してまいります。
今後ともご指導のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
年末の忙しい折、皆様くれぐれもご自愛くださいませ。
メールにて恐縮ですが、まずはご挨拶かたがた厚くお礼申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
令和◯年◯月◯日
〇〇株式会社
◯◯部 ◯◯
電話：000-000-0000
メール：****@******.*****
書き方のポイント
手軽にメッセージを伝えることができるのがメールの良さですが、その分いくつもの用件を詰め込みがちになってしまいます。
特にお歳暮のお礼を伝えるメールでは
- 無事にお歳暮が届いた報告
- お歳暮のお礼と日頃の感謝
- 今後の厚誼を願う言葉
- 相手の健康を気遣う言葉
- 日付と自社の基本データ
これらの内容を伝えることだけに注視して、他の用件に関しては別のメールで伝えるようにします。
まとめ
年末になると企業間でやり取りされるお歳暮とそのお礼。
お礼をメールで伝える場合のビジネス上のマナーに関しては、お分かりいただけたと思います。
お歳暮のお礼を伝えるには、いずれの場合でも受け取ったらすぐにアクションを起こすことが大切で、お歳暮や年賀状などの年末特有の業務は、いかにスピード感をもって行えるかが、経営戦略を考える上でも重要なポイントとなります。
時には外注業者などもうまく使い、何かと忙しい年末年始の業務を効率的に乗り切ってください。
